Die Prior Notice ist eine Voranmeldung, die der FDA detaillierte Informationen über alle Lebensmittelprodukte liefert, die in die USA eingeführt werden. Dies dient dem Schutz der amerikanischen Nahrungsmittelversorgung.
Wichtige Fristen: Die Anmeldung muss erfolgen, bevor die Ware in den USA ankommt – maximal 5 Tage im Voraus, aber mindestens 4 Stunden vor Ankunft der Sendung (bei Versand per Kurierdienst).
Bevor Sie beginnen, halten Sie folgende Informationen bereit:
Ihre Sendungsnummer (Tracking Number).
Genaue Angaben zum Produkt (Menge, Verpackung, Hersteller).
Ein Konto beim FDA Industry Systems (FIS).
Der Prozess erfolgt online über das FDA Industry Systems Interface. Folgen Sie diesen Schritten, um die Anmeldung für eine Sendung (z. B. mit FedEx) vorzunehmen:
Gehen Sie auf access.fda.gov und loggen Sie sich ein (oder erstellen Sie ein Konto).
Wählen Sie im Menü die Option "Prior Notice System Interface".
Klicken Sie auf "Create New Web Entry".
Sie müssen definieren, um welche Art von Sendung es sich handelt.
Entry Type: Wählen Sie "Consumption, Express Courier".
Prior Notices: Geben Sie an, wie viele verschiedene Produkte Sie anmelden. Achtung: Wenn Sie z. B. zwei Flaschen Wein versenden (1x 1 Liter, 1x 2 Liter), benötigen Sie zwei separate Prior Notices, da die Verpackungsgröße unterschiedlich ist.
Hier geben Sie an, wo und wann das Paket voraussichtlich in die USA eintritt.
Port Code: Wenn Sie mit FedEx versenden, ist der Hauptumschlagplatz oft Memphis, Tennessee. Der Code dafür ist 2095.
Datum/Uhrzeit: Geben Sie das erwartete Ankunftsdatum und die Uhrzeit an. Liegt das Datum in der Zukunft, gilt es als "Anticipated Arrival Date".
Tipp aus dem Guide: Geben Sie als Ankunftsdatum das Versanddatum + 1 Tag an, und als Uhrzeit standardmäßig 20:00 Uhr, falls nicht anders bekannt.
Geben Sie hier Ihre vollständigen Daten ein (Name, Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail). Wenn Sie eine "Food Facility Registration Number" haben, tragen Sie diese ein; andernfalls füllen Sie alle mit einem Sternchen (*) markierten Pflichtfelder aus.
Für den Versand mit einem Expressdienst müssen Sie diesen spezifisch benennen.
Mode of Transportation: Wählen Sie "Express Courier - Air".
Carrier Name: Geben Sie "FedEx" ein.
IATA Code: Der Code für FedEx lautet FX.
Tracking Number: Tragen Sie hier Ihre 12-stellige Sendungsnummer ein.
Nun müssen Sie das Lebensmittel genau beschreiben.
Country of Shipping: Das Land, aus dem versendet wird (z. B. Frankreich oder Deutschland).
FDA Product Code: Dies ist ein 7-stelliger Code. Nutzen Sie die Suchfunktion ("Search"), um Ihr Produkt über Kategorie und Verarbeitungsmethode genau zu klassifizieren (z. B. "Candy Bar").
Marktname: Der übliche Handelsname des Produkts (z. B. "Candy Bar").
Die FDA möchte genau wissen, wie das Produkt verpackt ist.
Base Unit: Das Gewicht/Volumen der kleinsten Verkaufseinheit (z. B. 5 Gramm pro Riegel).
Total Quantity: Die Gesamtmenge, aufgeschlüsselt von der größten Verpackungseinheit zur kleinsten (z. B. 1000 Kartons -> darin je 100 Beutel).
Sie müssen angeben, wer an der Herstellung und dem Versand beteiligt ist. Das System wird Sie auffordern, Informationen zu folgenden Parteien einzugeben:
Manufacturer (Hersteller): Hier wird oft die Food Facility Registration Number benötigt. Wenn der Hersteller keine hat (oder diese nicht bekannt ist), müssen Sie im Formular den Grund auswählen (z. B. "Manufacturer is not required to register") und die volle Adresse angeben.
Shipper (Versender): Adresse des Versenders.
Owner (Eigentümer): Adresse des Eigentümers der Ware.
Ultimate Consignee (Empfänger): Der finale Empfänger in den USA.
Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, speichern Sie die Prior Notice.
Überprüfen Sie alle Angaben in der Zusammenfassung.
Wichtig: Drucken Sie die Web Entry Summary Confirmation aus. Dieses Dokument enthält den Barcode und die Bestätigungsnummer.
Diese Bestätigungsnummer (Prior Notice Confirmation Number) muss zwingend auf Ihrer Handelsrechnung vermerkt sein und das Dokument sollte der Sendung beigelegt werden.