Beim internationalen Versand reicht es nicht aus, die Ware richtig zu verpacken. Auch Versandlabel, Zolldokumente und Begleitpapiere müssen korrekt angebracht beziehungsweise elektronisch an den Versanddienstleister übermittelt werden.
Welche Dokumente tatsächlich außen an die Sendung gehören, hängt vom Carrier, Versandservice, Zielland und Wareninhalt ab.
Besonders wichtig: Bei modernen Expressdiensten werden Handels- und Proforma-Rechnungen häufig elektronisch übertragen. Das bedeutet jedoch nicht, dass grundsätzlich nie mehr Papierdokumente benötigt werden.
Versandservice und benötigte Unterlagen direkt für Ihre Sendung prüfen.
Das Versandlabel beziehungsweise der Paketaufkleber muss bei einer klassischen Paketsendung außen auf dem Packstück angebracht werden.
Das Label enthält unter anderem:
Am besten wird das Label auf einer großen und ebenen Fläche des vollständig verpackten Pakets angebracht.
Vermeiden Sie insbesondere:
Wie Pakete insgesamt transportsicher vorbereitet werden, erklären wir in unseren Verpackungstipps.
Das ist besonders bei Rücksendungen und Retouren wichtig.
Bei einer normalen Warenbewegung von Unionswaren zwischen EU-Mitgliedstaaten werden grundsätzlich keine klassischen Drittlands-Zolldokumente wie CN22 oder CN23 benötigt.
Beispiele:
Bei Sendungen in ein Drittland beziehungsweise eine Zollrelation werden dagegen regelmäßig zusätzliche Zolldaten und Dokumente benötigt.
Grundlagen dazu finden Sie im Beitrag Zollabfertigung beim internationalen Versand.
Eine Handelsrechnung wird typischerweise verwendet, wenn ein tatsächlicher Verkauf beziehungsweise eine entgeltliche Warenlieferung vorliegt.
Eine Proforma-Rechnung kommt häufig zum Einsatz, wenn keine gewöhnliche Verkaufstransaktion vorliegt, beispielsweise bei:
Auch kostenlose Waren benötigen grundsätzlich einen plausiblen Wert für Zollzwecke.
Eine ausführliche Erklärung finden Sie im Zollguide Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung.
Nicht immer. Bei vielen modernen Express- und Paketservices können Zolldokumente elektronisch an den Versanddienstleister übermittelt werden.
Je nach Carrier wird dieser Prozess beispielsweise bezeichnet als:
| Versanddienstleister | Rechnung außen? | Hinweis |
|---|---|---|
| DHL Paket / postalische Zollrelation | Meist ja | Die für das konkrete Postprodukt erzeugten Zolldokumente beachten. |
| DHL Premium | Buchung prüfen | Die beim Versandauftrag ausgegebenen Dokumente sind maßgeblich. |
| DHL Express | Bei Paperless meist nein | Paperless Trade ermöglicht die elektronische Übermittlung. |
| UPS | Bei Paperless meist nein | UPS Paperless Invoice überträgt die Handelsdaten elektronisch. |
| FedEx | ETD / EWO prüfen | ETD = elektronisch. EWO = zusätzlich Papieroriginale erforderlich. |
| DPD | Serviceabhängig | Die beim Versandauftrag ausgegebenen Dokumente beachten. |
| GLS | Serviceabhängig | Abhängig von Route und gebuchtem Zollprozess. |
| Österreichische Post | Produktabhängig | Bei postalischen Zollsendungen gelten die jeweiligen Postvorgaben. |
| Spedition / Fracht | Individuell | Zollunterlagen werden häufig mit den Frachtpapieren verarbeitet. |
Steht auf dem FedEx-Label ETD, werden die entsprechenden Handelsdokumente elektronisch übertragen. Zusätzliche Papierkopien sind im normalen ETD-Prozess grundsätzlich nicht erforderlich.
EWO – Electronic With Originals bedeutet, dass die Dokumente zwar elektronisch übermittelt wurden, zusätzlich aber Papieroriginale beziehungsweise Ausdrucke an der Sendung mitgeführt werden müssen.
CN22 und CN23 sind Zollinhaltserklärungen des internationalen Postverkehrs.
Sie werden insbesondere bei postalischen Versandprodukten verwendet, zum Beispiel bei bestimmten:
Bei Expressdiensten wie UPS, FedEx oder DHL Express sind CN22 beziehungsweise CN23 normalerweise nicht die üblichen Zolldokumente.
Welche Zollinhaltserklärung benötigt wird, hängt nicht nur vom Warenwert ab, sondern insbesondere auch vom verwendeten postalischen Produkt.
Vereinfacht:
Bei DHL Paket in zollpflichtige Länder ist CN23 das typische Formular.
Eine Zollinhaltserklärung und eine Handelsrechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
| Dokument | Funktion |
|---|---|
| CN22 / CN23 | Postalische Zollinhaltserklärung |
| Handelsrechnung | Dokumentiert insbesondere den kommerziellen Verkauf und wichtige Zollwertdaten |
| Proforma-Rechnung | Wird häufig bei Sendungen ohne gewöhnlichen Verkaufsvorgang verwendet |
Welche Dokumente für welchen Fall benötigt werden, erklären wir ausführlicher unter Versanddokumente.
Abhängig vom Vorgang sollten insbesondere folgende Angaben vorhanden sein:
Angaben wie „Parts“, „Goods“ oder „Samples“ sind häufig zu ungenau.
Weitere Informationen zur Warenklassifizierung finden Sie unter Zolltarifnummer & HS Code.
Wenn der Versandservice physische Dokumente verlangt, können je nach Sendung beispielsweise enthalten sein:
Die transparente Dokumententasche sollte:
Bei mehreren Packstücken benötigt jedes Paket grundsätzlich sein eigenes korrektes Versandlabel.
Wie Zollunterlagen auf die einzelnen Packstücke verteilt werden, hängt vom Carrier und Versandprodukt ab.
Auch Maße und Gewichte müssen pro Packstück korrekt angegeben werden. Mehr dazu unter Dimensionen und Gewichte für Pakete.
Bei Gefahrgut können zusätzlich erforderlich sein:
Diese dürfen nicht durch Versandlabel oder Dokumententaschen verdeckt werden.
Mehr dazu im Beitrag Gefahrgut versenden.
Eine Rücksendung beispielsweise aus der Schweiz, Großbritannien oder den USA nach Deutschland benötigt ebenfalls eine korrekte Zollabwicklung.
Die Retoure sollte nicht einfach als:
Gift – 0 EUR
deklariert werden.
Stattdessen sollte der tatsächliche Vorgang als Retoure beziehungsweise Rückware dokumentiert und möglichst mit der ursprünglichen Sendung verbunden werden.
Mehr dazu unter Zoll bei Retouren aus Drittländern.
Ausfuhranmeldung, MRN und Ausfuhrbegleitdokument gehören zum zollrechtlichen Ausfuhrverfahren und dürfen nicht mit Versandlabel oder Handelsrechnung verwechselt werden.
Ob und wie entsprechende Begleitinformationen bei der physischen Sendung benötigt werden, richtet sich nach dem konkreten Ausfuhr- und Transportprozess.
Mehr dazu im Zollguide Ausfuhranmeldung, ABD & MRN.
Wie die Übergabe an die Versanddienstleister funktioniert, erklären wir unter Abholung und Versand von Sendungen.
Versandservice auswählen und internationale Sendung vorbereiten.
Bei einer klassischen Paketsendung muss das gültige Versandlabel gut sichtbar und scanbar außen angebracht werden.
Nein. Bei Paperless- beziehungsweise ETD-Verfahren kann sie elektronisch übertragen werden. Unterstützt die konkrete Relation diesen Prozess nicht, können Papierkopien erforderlich sein.
Normalerweise nicht. UPS verwendet eigene Zoll- und Handelsdokumentenprozesse.
Normalerweise nicht. FedEx nutzt eigene Zollprozesse und Electronic Trade Documents.
ETD steht für Electronic Trade Documents. Die Handelsdokumente werden elektronisch übermittelt.
EWO steht für Electronic With Originals. Zusätzlich zur elektronischen Übertragung sind Papierdokumente erforderlich.
Ja. Jedes physische Packstück muss eindeutig identifiziert werden können und benötigt grundsätzlich sein eigenes Carrierlabel.
Fehlende oder widersprüchliche Unterlagen können zu Rückfragen, Verzögerungen, zusätzlichen Kosten oder einer Rücksendung führen.